Los asesores de Dartmouth simplifican la programación de citas para atender con éxito a más de 4400 estudiantes

El desafío

Los asesores del Decanato de Estudios de Grado de Dartmouth atienden a más de 4400 estudiantes en diversas funciones de asesoramiento, incluida la selección de cursos y la gestión de crisis. Con solo once asesores en el equipo, cada uno presta asistencia a entre 300 y 600 estudiantes.

La coordinación de la programación era tan difícil que resultaba imposible reunirse con todos sus asesorados. Se trataba de una situación especialmente delicada para sus estudiantes de primer año. El decano de Associate Brian Reed habló de la importancia de llegar a estos estudiantes:

“Algunos estudiantes tienden a rehuir el asesoramiento, y si las idas y venidas de la programación de citas se vuelven demasiado pesadas, existe el riesgo de que perdamos el interés de los estudiantes y nunca vengan a visitarnos, lo que podría afectar negativamente a su experiencia académica”.

Antes de utilizar Calendly, un asistente de recepción gestionaba sus citas. Debido al gran volumen de solicitudes y a la gestión de los calendarios de varios asesores, se producía un cuello de botella que provocaba retrasos en la respuesta.

Cuando los recortes presupuestarios eliminaron el puesto de recepción de su oficina, el equipo no sabía cómo programar reuniones y asesorar eficazmente a los estudiantes con sus recursos ya limitados.

La solución

Un colega dio a conocer Calendly al Decano. Cuando vio lo fácil que era para alguien programar una cita, hizo que cada asesor de su equipo configurara una cuenta y compartiera sus enlaces de programación en las firmas de correo electrónico y en todas las comunicaciones de toda la facultad, para que los estudiantes pudieran acceder fácilmente a su disponibilidad.

Al automatizar el proceso, los estudiantes podían programar citas de asesoramiento directamente con su asesor designado accediendo al enlace de programación único de ese asesor. El equipo también implementó un sistema de rotación que maximizaba la disponibilidad entre todos los asesores para atender mejor a los estudiantes con consultas generales y cuestiones urgentes.

Resultados / beneficios clave

En pocos días, el personal notó diferencias notables en su estilo de trabajo. En general, los asesores aumentaron su capacidad de atender a los estudiantes. Ya no tienen que mantener el tiempo bloqueado en sus calendarios para las citas provisionales, y los estudiantes pueden cancelar y reprogramar citas por su cuenta. Al recopilar información de los estudiantes durante la programación, los asesores pueden prepararse con antelación y aprovechar al máximo sus citas.

Con esta mejora del flujo de trabajo, el equipo de asesoramiento puede atender a más estudiantes a pesar de la pérdida de su personal administrativo. Ahora pueden reunirse sistemáticamente con más de dos tercios de sus estudiantes de primer año. Además, Calendly ofrece a los estudiantes flexibilidad para programar una cita en cualquier momento, sin necesidad de esperar a que abra una oficina o a que respondan por correo electrónico.

Durante su primer año académico de uso de Calendly, el equipo de Brian no solo pudo programar más del 90 % de sus reuniones con estudiantes a través de Calendly, sino que más del 62 % de ellas fueron reuniones con estudiantes que repetían. Las reuniones que se repiten son un signo seguro de éxito para Dartmouth, ya que demuestran que los asesores son un recurso que los estudiantes quieren aprovechar una y otra vez.

Al entrar en el nuevo trimestre, Brian confía más en la capacidad de su equipo para ofrecer un asesoramiento de primera categoría a sus estudiantes. “Calendly es esencial debido a los recientes recortes del presupuesto administrativo. No podríamos atender a tantos estudiantes sin nuestros enlaces de programación y ¡realmente agradecemos la ayuda!”.

Cómo Calendly ayuda al Centro de bienestar de los estudiantes

El Centro de bienestar de los estudiantes de Dartmouth también ha aprovechado la automatización de la programación de Calendly desde febrero de 2021.

Antes de implementar Calendly, el Centro de bienestar de los estudiantes necesitaba una mejor forma de ampliar el alcance de los estudiantes para sus programas de atención plena y mejorar el bienestar de los estudiantes, al tiempo que mejoraba los resultados de salud mental en Dartmouth.

Sid Babla, coordinador del programa de bienestar, nos cuenta cómo Calendly les proporcionó la funcionalidad que necesitaban para alcanzar sus objetivos.

Al aprovechar Calendly para mejorar sus operaciones de programación, el equipo del Centro de bienestar de los estudiantes ha podido ahorrar más de 800 horas solo en el último año y, en última instancia, aumentar la participación de los estudiantes en sus programas.

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