¿De qué manera la Universidad de Texas en Austin ahorró dinero gracias a la programación administrativa?

Aumentar la eficiencia del despliegue y eliminar cuellos de botella

Programar citas con los usuarios finales (el profesorado y el personal) era una pérdida de tiempo para ATS, y era propenso a la repetición de tareas y a la frustración. Antes de usar Calendly, había no menos de seis pasos para instalar una computadora. Por cada invitación que Ryan enviara según lo programado, tendría que esperar una respuesta y confirmar antes de enviar la siguiente. Esto creaba un enorme cuello de botella para evitar el exceso de reservas. Cada invitación tardaba al menos 7 minutos en emitirse y días o incluso semanas en programarse.

ATS necesitaba una solución para gestionar de forma más eficaz los dos extremos de la programación entre los usuarios finales y los centros de despliegue. Dado que Calendly ofrece funciones de administrador y un modelo de autoprogramación a los usuarios finales, Ryan puede ahora distribuir las implantaciones entre los DOC sin crear un cuello de botella. Como Ryan puede establecer parámetros de programación para saber cuándo está disponible el despliegue, no tiene que seleccionar de forma manual franjas horarias para ofrecerlas a un usuario final, sino que se limita a fijar los días y las horas en que el DOC está dotado de personal. En cuanto se reserva un horario en Calendly, ese espacio ya no se muestra, por lo que a otros invitados solo se les dan horarios disponibles para elegir.

Ahorro de tiempo y dinero en la gestión de recursos

El departamento de ATS de UT Austin realizó una prueba piloto de Calendly para comprobar el impacto en su proyecto de despliegue. Comprobaron que Calendly se integraba con sus calendarios de Office365 y funcionaba junto a su sistema de tickets sin ningún impedimento. Crearon cuentas de Calendly para cada DOC, de modo que todos los miembros del equipo pudieran ver las implantaciones programadas y Ryan pudiera gestionar todos esos eventos en su panel de administración de Calendly.

¿De qué manera la Universidad de Texas en Austin ahorró dinero gracias a la programación administrativa? Con el fin de programar el despliegue, Ryan crea un ticket para registrar los datos del cliente y el número de etiqueta de la computadora y, a continuación, envía un enlace de Calendly por correo electrónico o Slack al cliente para que elija cuándo desea recoger su nueva computadora en el DOC más cercano. Los usuarios finales no necesitan descargar ningún software, lo cual es esencial, ya que no todos los profesores o el personal tienen permiso para hacerlo.

Gracias a Calendly, ATS ha acortado el proceso de despliegue de seis a tres pasos y ha ahorrado 17 horas en su primer proyecto de prueba. Esto se traduce en un ahorro de costos del 87,5 % para proyectos similares. Requirió una formación mínima, se implementó casi instantáneamente y redujo los errores y las repeticiones en un 20 %. Con los ahorros y el valor que han observado, ATS planea usar Calendly para cualquier proyecto o servicio que requiera una programación extensa con los usuarios finales.

El reto

Ryan Vogel, gerente de proyectos del departamento de apoyo tecnológico de la UT Austin, es responsable de la instalación de computadoras y otros equipos informáticos en más de 3000 profesores y empleados. Programar citas para entregar nuevos recursos al profesorado y al personal era imposible para el departamento de apoyo tecnológico, lleno de reprocesamientos, ineficacia y frustración. Antes de usar Calendly, había seis pasos para poner una computadora del equipo de soporte de Ryan en manos del profesor correspondiente.

Para evitar el exceso de reservas, Ryan esperaba una respuesta a sus invitaciones a citas y enviaba una confirmación antes de ponerse en contacto con la siguiente persona. Esto creaba un gran cuello de botella. Cada invitación de programación tardaba varios minutos en emitirse y días o incluso semanas en confirmarse, lo que sumaba horas de tiempo perdido intentando programar. El departamento de soporte necesitaba una solución más eficiente para gestionar ambos extremos de la programación entre los centros de despliegue y el profesorado.

La solución

El departamento de apoyo tecnológico llevó a cabo una prueba piloto de Calendly para comprobar el impacto en su proyecto de despliegue de recursos. Calendly se integra con sus calendarios de Office365 y funciona a la perfección con su sistema de tickets de soporte.

Para programar el despliegue de recursos, Ryan envía un enlace de Calendly por correo electrónico o Slack a un miembro del profesorado. A continuación, el destinatario elige cuándo desea recoger su nueva computadora en el servicio de soporte más cercano. Los profesores no necesitan instalar ningún software, lo que hace que la programación a través de Calendly sea muy sencilla.

Al crear una cuenta de Calendly para cada servicio de soporte, el personal que gestiona los servicios puede ver los eventos programados y Ryan puede gestionar todos los eventos de los servicios en su panel de administración de Calendly. Ryan puede elegir qué enlace de programación del servicio de soporte se enviará a determinados miembros del profesorado y estos pueden programar la recepción del hardware cuando les convenga.

Una vez que se reserva una hora en Calendly, esa franja horaria deja de mostrarse, lo que significa que el profesorado puede programar simultáneamente sin hacer doble reserva. Así Ryan no tiene que programar con los miembros del personal uno por uno. Se acabaron los cuellos de botella y el equipo de soporte puede distribuir los recursos entre las distintas mesas de soporte solo cuando tienen personal.

Resultados / beneficios clave

Antes de Calendly, los proyectos de despliegue del equipo de soporte tomaban un promedio de 19,25 horas. Con Calendly solo tardan 2,4 horas.

Mediante el uso de Calendly, UT Austin acortó el proceso de despliegue de recursos de seis a tres pasos y ahorró 17 horas en su proyecto piloto. Se requirió una formación mínima, la implementación fue casi instantánea y redujo los errores y las repeticiones en un 20 %, lo que ahorró tiempo y dinero. Con el valor que han visto, el equipo de soporte tecnológico de UT Austin planea utilizar Calendly para cualquier proyecto o servicio que requiera una amplia programación con su personal y profesorado.

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