Cómo CI Assante Wealth Management logró un ROI del 323 % con Calendly

Los desafíos

Agilizar la programación de cientos de asesores financieros

Asiya Khan ayudaba a poner en práctica una solución. Como asesora de sucursales y prácticas comerciales, sabía lo mucho que les costaba a los asesores y a sus equipos.

El proceso comenzó con correos electrónicos de ida y vuelta, tratando de cuadrar la disponibilidad. Cuando se reservaba una reunión, los detalles debían registrarse dos veces, tanto en Microsoft Outlook como en Salesforce CRM. Y, por último, los asistentes tenían que configurar sus propias notificaciones para enviar manualmente recordatorios de citas.

Con más de 800 asesores reuniéndose con clientes repartidos por todo Canadá, estas tareas de reserva comenzaron a superar a otras funciones importantes.

"Si no solucionamos el problema, tendremos que contratar más personal", afirma Asiya. "A una persona le llevaba la mayor parte del día solo gestionar la programación de un equipo, y aún necesitábamos a alguien que apoyara a los asesores financieros".

Lo peor de todo es que los clientes se resentían.

"Se nos acercó un cliente para decirnos: 'Cuando reservo una cita con el dentista, me envían un enlace. ¿Por qué no puede ser igual de fácil con vosotros?'".

Asiya y su equipo sabían que había una forma mejor. Configuraron el plan de suscripción Teams de Calendly para agilizar las reservas y devolver la atención del bufete a su máxima prioridad: atender a los clientes.

La solución

Reserva fácil para el cliente y negocio fácil para el asesor

Calendly demostró su valía desde el primer momento. Cuando Asiya y su equipo tuvieron que reservar sesiones de formación para equipos de asesoramiento de un extremo a otro del país, la plataforma de automatización de la programación de Calendly les facilitó el trabajo.

“Hacíamos bromas como: '¿Quieres una reunión para saber más sobre Calendly? Este es mi enlace de Calendly'”.

A los asesores les impresionó lo fácil que era empezar a usar Calendly y lo rápido que resolvía todos sus problemas de programación.

"Cuando se corrió la voz y los asesores compartieron su experiencia con otros asesores, la implantación se disparó", afirma Asiya.

El pedido inicial de CI Assante de 100 licencias se amplió rápidamente.

"En la pandemia nos disparamos con más licencias, porque todo se volvió virtual", dijo. "Todo el mundo tenía miedo de reunirse cara a cara, y Calendly tenía esas integraciones con Microsoft Teams y Zoom. Cambió las reglas del juego".

Una forma sencilla de priorizar el bienestar del cliente

La flexibilidad de Calendly fue de gran ayuda para los clientes de la empresa. Los asesores podían ofrecer varios tipos de eventos con un solo enlace, lo que permitía a los clientes elegir entre reunirse de forma virtual, por teléfono o en persona.

"Para los asesores fue un gran triunfo poder dar a los clientes esas opciones. Y con los horarios de nuestro equipo, incluso podían elegir reunirse con un asesor diferente. En el sector financiero, siempre nos esforzamos por poner a nuestros clientes en primer lugar''.

Hacer que la experiencia del cliente fuera tan fácil fue un elemento diferenciador para CI Assante.

Enorme ahorro de tiempo y dinero

Los flujos de trabajo de Calendly, que automatizan los recordatorios y las notificaciones de seguimiento, redujeron el tiempo que los asesores y sus asistentes dedicaban a reservar reuniones, liberándolos para que pudieran centrarse en los clientes y eliminando la necesidad de más contrataciones.

Los flujos de trabajo también ayudaron a modernizar las comunicaciones de la empresa.

"Configurar un flujo de trabajo y poder asignarlo a muchos tipos de eventos diferentes ahorra a los asesores mucho tiempo y dinero. Incluso empezamos a usar el correo electrónico de agradecimiento como tarjeta de visita digital".

Simplificar la programación más compleja

Otra gran ventaja para los asesores fue el uso de Meeting Polls para programar fácilmente reuniones a tres bandas con los clientes y sus contables en la época de la declaración de la renta.

Con todas las formas en que Calendly ha ahorrado dinero y ha aumentado el alcance de los clientes para CI Assante, es fácil ver por qué los equipos de asesoramiento y sus clientes están contentos.

"Para los asesores fue un gran triunfo poder dar a los clientes esas opciones. En el sector financiero, siempre nos esforzamos por poner a nuestros clientes en primer lugar''.

Calendly quickly dissolved Assante’s scheduling angst

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Los resultados

323 % de retorno de la inversión

CI Assante ha logrado un emocionante 323 % de retorno de la inversión con Calendly, incluyendo más de 343 000 dólares de ahorro en costes administrativos en los últimos 3 años.

Los enlaces de programación y los flujos de trabajo de Calendly han ahorrado a sus equipos de asesoramiento un total estimado de 13 607 horas hasta la fecha.

Al recuperar este tiempo, la empresa ha podido aumentar la disponibilidad para el trabajo facturable sin incrementos sustanciales de los costes de los asistentes. De media, cada asesor puede llegar ahora al 143 % más de su base de clientes.

"Programar reuniones era un gran problema para los asesores, pero lo solucionamos con Calendly. Ahora, pueden dedicar su tiempo y energía a cosas más importantes".

En finanzas, cada herramienta y recurso tiene que ganarse su lugar, y Asiya afirma que el valor de Calendly es incuestionable.

“For me, it's a no-brainer. Our advisors are happy, and our clients are happy. The cost of Calendly is pennies to the dollar compared to its value.”

Asiya Khan

Manager, Branch and Business Practice at CI Assante Wealth Management

Las eficiencias de programación de Calendly están ayudando a los asesores de CI Assante a seguir aumentando sus libros al tiempo que brindan una experiencia excepcional al cliente.

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